Politique de Confidentialité et Gestion des Données chez Formell en Collaboration avec 360 Learning
Dans le cadre de notre engagement envers la protection des données personnelles et le respect du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD), nous collaborons avec la plateforme e-learning « 360 Learning ». Cette configuration nous permet de garantir une gestion sécurisée et conforme des données personnelles recueillies durant les formations. Voici un aperçu des pratiques en matière de collecte, d’utilisation et de stockage des données personnelles dans le contexte de notre offre de formation pour les salariés aidants.
Collecte de Données Personnelles durant la Formation
Seules les données nécessaires à la finalité de l’action de formation pour les salariés aidants seront recueillies.
Ces données portent sur la situation des salariés aidants et de leurs proches. Concernant les données du stagiaire, l’âge et son lien de parenté avec la personne aidée seront recueillies. Quant aux données du proche aidé, elles porteront sur des éléments factuels de sa situation comme son âge, son état de santé, etc… Celles-ci sont anonymes.
La liste des données recueillies peut être fournie sur demande.
Ces données servent à répondre au mieux à l’accompagnement de chaque stagiaire ainsi que du groupe.
Ces données pourront être utilisées à des fins statistiques après anonymisation.
Types de données collectées
360 Learning collecte des données telles que le nom, prénom, e-mail, données d’apprentissage et d’utilisation.
Objectif et utilisation des données
Les données sont utilisées pour le fonctionnement de la plateforme et l’amélioration de l’expérience utilisateur.
Mesures de sécurité des données
360 Learning utilise des mesures de sécurité telles que le hachage des mots de passe.
Stockage et Accès aux Données Personnelles
Collecte des Données :
Les données personnelles des participants à nos formations sont initialement recueillies via la Plateforme 360 Learning. Cette collecte respecte scrupuleusement les principes du RGPD, assurant une collecte minimale des données.
Stockage des Données dans notre Cloud :
Après leur collecte, ces données sont stockées en toute sécurité sur notre cloud d’entreprise, géré par Google Drive. Ce système offre des garanties de sécurité robustes, conformes aux standards du RGPD.
Protection des Données :
Nos données sont constamment protégées sur Google Drive, tant au repos (stockées) qu’en transit (lors de leur envoi). Cette protection fonctionne en continu, sans intervention requise.
Accès Contrôlé :
Chez FORMELL, l’accès aux données est strictement contrôlé. Seuls les formateurs autorisés et le personnel pédagogique peuvent accéder aux données, garantissant ainsi la sécurité et la confidentialité des informations.
Surveillance des Activités :
FORMELL assure une surveillance rigoureuse de l’accès aux fichiers. Nous pouvons identifier qui a consulté ou modifié les données, ce qui renforce la sécurité et la gestion des informations.
Sécurité Renforcée :
Nous disposons de mesures avancées pour prévenir toute fuite d’informations sensibles et protéger contre les menaces en ligne telles que les virus et les malwares.
Contrôle des Partages Externes :
FORMELL exerce un contrôle strict sur le partage des fichiers en dehors de l’organisation. Cette politique limite la diffusion externe des données et renforce la sécurité globale.
Gestion des Violations de Données
360 Learning dispose d’une équipe de protection des données et d’un DPO (Data Protection Officer) qui peuvent être contactés à data-protection@360learning.com.
En cas de violation de données, 360 Learning informera les clients concernés dans les plus brefs délais et prendra les mesures nécessaires pour résoudre le problème.
Un registre des incidents de sécurité est tenu à jour pour assurer une transparence totale
Utilisation des Données Recueillies
Les données recueillies permettent de personnaliser et adapter l’accompagnement de chaque stagiaire le temps de la formation.
Une fois l’action de formation terminée, elles sont anonymisées et ces données permettront d’alimenter nos statistiques.
Aucune autre utilisation de ces données n’est faite par Formell, aucune transmission des données n’est faite à un tiers y compris dans le cadre des partenariats de financement que Formell a ou pourra avoir avec des Groupements de Protection Sociale, des Mutuelles de Complémentaire Santé et des Organismes de Courtage en Assurance.
Durée de Conservation des Données Personnelles et Anonymisation
Les données individuelles enregistrées sont conservées, en l’état, durant toute la durée de la formation.
Les versions papiers seront détruites par broyage mécanique dans un délai de 4 ans.
Nous avons mis en place une procédure d’anonymisation des données. Cette procédure vise à garantir que les données personnelles collectées dans le cadre de la formation pour les salariés aidants peuvent être utilisées pour des études statistiques ou d’autres analyses, tout en préservant la vie privée des individus concernés.
Objectif de l’anonymisation : L’anonymisation est réalisée dans le but de transformer les données personnelles de manière à ce qu’il ne soit plus possible d’identifier les personnes concernées, directement ou indirectement. L’objectif est de permettre l’utilisation de ces données pour des études statistiques, la recherche, l’amélioration de nos services, ou toute autre activité pertinente, tout en respectant la vie privée des individus.
Méthode d’anonymisation : Pour anonymiser les données, nous supprimons ou modifions les identifiants personnels (tels que le nom, l’adresse email, le numéro de téléphone, etc.), ainsi que toute autre information qui pourrait, directement ou indirectement, mener à l’identification d’une personne. Cette démarche garantit que les données ne peuvent plus être associées à un individu spécifique.
Conservation des données anonymisées : Une fois anonymisées, les données ne sont plus soumises aux restrictions du RGPD relatives à la conservation des données personnelles. Par conséquent, elles peuvent être conservées indéfiniment pour les besoins de nos analyses et études statistiques.
Droits Supplémentaires des Utilisateurs
Droit d’accès, d’opposition, de rectification, à l’oubli, de limitation, et à la portabilité des données :
FORMELL, est principalement responsable de la gestion de ces droits. Pour les honorer, nous pourrions nécessiter l’assistance de 360 Learning pour accéder aux données ou effectuer les modifications nécessaires. Les utilisateurs peuvent s’adresser à FORMELL pour toute demande relative à ces droits, et nous coordonnerons avec 360 Learning pour assurer une réponse adéquate et en temps opportun.
Droit de modification des données :
Ce droit relève principalement de FORMELL. Si des informations nécessitent une mise à jour ou une correction, les utilisateurs peuvent contacter FORMELL directement. Nous nous chargerons ensuite de mettre à jour ces informations dans notre système ainsi que sur la plateforme 360 Learning, si nécessaire.
Droit à l’information, à la notification en cas de violation de données, et droit de ne pas être soumis à une décision automatisée :
La responsabilité ici est partagée. FORMELL est engagé à informer les utilisateurs de la manière dont leurs données sont utilisées et traitées. En parallèle, 360 Learning est responsable de fournir des informations sur les traitements spécifiques qu’il effectue et de notifier FORMELL et les utilisateurs concernés en cas de violation de données. FORMELL collabore étroitement avec 360 Learning pour garantir la transparence et la sécurité des données.
Droit de retirer son consentement et de s’opposer au marketing direct :
FORMELL est responsable de ces droits, particulièrement en ce qui concerne la collecte du consentement et les activités de marketing direct. Si le marketing direct est réalisé via la plateforme 360 Learning, FORMELL collabore avec 360 Learning pour assurer que les préférences de l’utilisateur sont respectées et que tout retrait de consentement est effectivement mis en œuvre.
Droit à la transparence des informations et des communications :
FORMELL veille à ce que les utilisateurs comprennent clairement comment leurs données sont utilisées. Cela inclut toute information traitée via la plateforme 360 Learning. FORMELL travaille en collaboration avec 360 Learning pour garantir que toutes les informations fournies aux utilisateurs soient précises et transparentes.
Droit de s’adresser à une autorité de contrôle :
Bien que ce droit soit accessible aux utilisateurs, FORMELL est en mesure de prendre en charge la gestion des plaintes avant qu’elles n’atteignent l’autorité de contrôle. Si une plainte concerne une question relative à la plateforme 360 Learning, FORMELL servira d’intermédiaire pour assurer que la plainte soit traitée efficacement.
Collecte de Données dans le Cadre de la Relation Aidant-Aidé
Dans le cadre de notre formation, nous sommes amenés à recueillir certaines données concernant les personnes dont ils ont la charge. Cette collecte de données est effectuée dans le strict respect du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD).
Objectif de la Collecte des Données : Les informations recueillies visent à mieux comprendre et à situer le contexte spécifique de chaque relation aidant-aidé. Cela inclut la collecte d’informations sur les situations médicales ou autres circonstances impactant le niveau d’autonomie des personnes aidées.
Anonymat et Confidentialité : Nous accordons une importance primordiale à la préservation de l’anonymat des personnes aidées. Aucune donnée recueillie ne permettra d’identifier directement ou indirectement ces individus. Les informations sont traitées de manière confidentielle et sont uniquement accessibles par le personnel autorisé.
Utilisation de Cookies et Technologies Similaires
La plateforme 360 Learning utilise divers cookies et technologies similaires pour améliorer l’expérience utilisateur. Les cookies, petits fichiers stockés sur l’appareil de l’utilisateur, servent à personnaliser la navigation et à analyser l’utilisation du site. La plateforme distingue plusieurs catégories de cookies, incluant ceux internes, de tiers, de session, et permanents. Leur utilisation couvre des domaines tels que la fonctionnalité, l’analyse, la publicité et les réseaux sociaux. Le consentement de l’utilisateur est essentiel pour certains types de cookies, et des instructions sont fournies pour gérer les préférences de cookies via les paramètres du navigateur ou d’autres outils en ligne.
Contact du Délégué à la Protection des Données FORMELL (DPO)
SI ALLOUCH Fadile occupe la fonction de DPO. Pour le contacter :
06 09 44 64 21
FORMELL 3547 Route de la Lauragaise, le Memphis, 31670 Labège